Chọn nghề


Thư ký được coi là trợ thủ đắc lực của các nhà quản lý. Công việc của họ thầm lặng đứng sau thành cóng của nhà lãnh đạo nhưng chỉ cần thiếu họ một ngày, rất có thể các sếp sẽ cuống lên vì không ai giúp họ giải quyết gọn ghẽ khối lượng công việc khổng lồ. Thư ký sắp xếp thời gian, thông tin và tài liệu cho một hoặc một nhóm quản trị viên cấp cao nhất định. Phạm vi trách nhiệm của người thư ký có thể thay đổi theo độ tuổi, kinh nghiệm và yêu cầu của người tuyển dụng.

Phạm vi chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao quát rộng hơn, ngoài các nghiệp vụ thông thường, người thư ký còn phải đảm nhiệm các chức năng dịch vụ bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản trị. Các chức năng này được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Trong đó, các nhiệm vụ quan trọng nhất là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi.

Không những thế, họ còn là người làm việc với các công ty y tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ nhà đất. Đôi khi họ cũng phải gặp gỡ các luật sư làm việc với tòa án để giải quyết những vụ việc thay cho các nhà quản lý cấp cao.

Công việc chính của thư ký

- Tốc ký và soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông tin liên quan.

- Thực hiện và trả lời các cuộc điện thoại, sắp lịch hẹn.

- Tiếp khách hàng khi cần.

- Xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến.

- Chuẩn bị tài liệu và thông tin yêu cầu của lãnh đạo.

- Lên chương trình và thời gian cho các cuộc họp, các hoạt động xã hội khác

- Lưu trữ.

- Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp v.v...

Một số địa chỉ đào tạo

Bạn có thể bước chân vào nghề này sau khi tốt nghiệp bất cứ trường lớp nào, miễn là đảm bảo thành thạo ngoại ngữ, tin học, có sự nhanh nhẹn, hoạt bát cùng vốn kiến thức cơ bản. Thuận lợi nhất là khi bạn tốt nghiệp các trường thuộc khối kinh tế, quản trị hoặc hành chính vì các ngành đào tạo này có nhiều điểm gần với nghề thư ký. Điều đó sẽ giúp bạn bắt nhịp nhanh hơn với công việc.

Điều kiện công việc và cơ hội nghề nghiệp

Thư ký làm việc trong các văn phòng tiện nghi. Ngày nay, máy tính và các phần mềm văn phòng tiện dụng giúp ích nhiều cho công việc của thư ký. Thư ký là một trong những sợi dây liên lạc và truyền đạt chỉ đạo của giám đốc tới các phòng ban khác. Họ thường xuyên dành thời gian tháp tùng sếp đi gặp gỡ các đối tác, hội thảo v.v... Họ thường làm việc trong giờ hành chính. Thư ký hiện nay đang là một vị trí được tuyển dụng khá nhiều, thậm chí nhiều công ty còn trang bị cho mình cả một ban thư ký để giúp đỡ đảm đương khối lượng công việc lớn.


Kiến thức

- Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu.

- Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp.

- Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.

- Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng.

- Biết và sử dụng được ngoại ngữ.

Kỹ năng

- Đánh máy đạt tốc độ 60 - 70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút).

- Tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút).

- Kỹ năng giao tiếp tốt, duyên dáng khéo léo

- Kỹ năng tổ chức.

- Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh.

Khả năng

- Khả năng chịu áp lực công việc.

- Khả năng ngôn ngữ tốt ở cả nói và viết, giỏi ngoại ngữ và tin học văn phòng.

Thái độ

- Trung thực, chân thành, có khả năng bảo mật thông tin

- Biết cách chăm lo cho vẻ ngoài của mình.

- Tinh thần trách nhiệm cao.


Mức lương trung bình

  • 1-2 năm kinh nghiệm: 4-6 triệu VND/ tháng
  • 3-5 năm kinh nghiệm: 7-9 triệu VND/ tháng


“ “Người thư ký chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc”. Thư ký ngày nay “đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người”, họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan. Thư ký còn thay ...”
Nghề Thư ký Dễ như kho làm - Laura Hane (thư ký giám đốc điều hành tập đoàn Vodaphone)

Nghề thư ký: Áp lực trở thành người hoàn hảo Nghề thư ký: Áp lực trở thành người hoàn hảo

Mặc dù chưa có trường đại học nào đào tạo chuyên ngành trợ lý, thư ký nhưng nhu cầu nhân sự cho ngành này cũng rất cao. Được coi là “người giúp việc” cho lãnh đạo, thư ký không chỉ là những cô gái chân dài mà còn phải hiểu biết, năng động, khéo léo trong ứng ...